Menos trabajo manual. Más claridad.
El trabajo se ralentiza cuando hay que copiar datos manualmente o revisar conversaciones para conocer el estado de una tarea. Ayudamos a definir el flujo del proceso: quién recibe cada tarea, qué datos necesita, cuál es el siguiente paso y cuándo debe decidir una persona.
Qué incluye la solución
- Análisis de procesos e identificación de tareas repetitivas y puntos de demora.
- Flujos de solicitudes, aprobación de documentos, notificaciones y seguimiento de estados.
- Intercambio de datos entre aplicaciones y sistemas de gestión existentes.
- IA para procesar documentos y ofrecer sugerencias donde aporte valor al proceso.
De la necesidad inicial a la puesta en marcha
Elegimos un proceso, describimos las situaciones habituales y las excepciones y desarrollamos un flujo operativo. Lo validamos con los empleados y conectamos las demás etapas de forma gradual, con reglas y responsabilidades claras.
Preguntas frecuentes
¿Con qué proceso es mejor comenzar?
Por un proceso repetitivo y bien definido, con un responsable y datos disponibles. Conviene elegir un ámbito acotado: por ejemplo, el traspaso de una solicitud entre departamentos o la conciliación de información entre dos sistemas.
¿Hay que cambiar todos los sistemas de la empresa?
No necesariamente. A veces basta con configurar el intercambio de datos o modificar una parte del proceso. La posibilidad de conservar las herramientas actuales depende de sus interfaces disponibles, la calidad de los datos y las limitaciones operativas.
¿De qué dependen los plazos y el coste?
Depende de los procesos incluidos, el estado de los datos, el número de integraciones y los requisitos de despliegue. Tras el análisis, acordamos las etapas, los criterios de aceptación y la estimación; las licencias y los equipos se presupuestan por separado.
¿Qué hay que proporcionar para empezar?
Una descripción de la necesidad, los participantes del proceso y los sistemas actuales. El acceso a los datos se acuerda por separado; en la primera etapa se pueden utilizar ejemplos anonimizados.
¿Cómo se realizan la entrega y el soporte?
Entregamos la documentación acordada, impartimos formación y definimos los procedimientos de operación. El horario de soporte, los tiempos de respuesta y el alcance del SLA se establecen en el contrato.