हाथ से किया जाने वाला काम कम। स्पष्टता अधिक।
जब डेटा हाथ से कॉपी करना पड़े और काम की स्थिति जानने के लिए संदेशों में खोज करनी पड़े, तो काम धीमा होता है। हम पूरी प्रक्रिया तय करने में मदद करते हैं: काम किसे मिलेगा, कौन-सी जानकारी चाहिए, आगे क्या होगा और कहाँ किसी व्यक्ति का निर्णय ज़रूरी है।
समाधान में क्या शामिल है
- प्रक्रियाओं का अध्ययन, दोहराए जाने वाले कामों और देरी के कारणों की पहचान।
- अनुरोध सही व्यक्ति तक पहुँचाना, दस्तावेज़ों की स्वीकृति, सूचनाएँ और स्थिति की निगरानी।
- मौजूदा ऐप और रिकॉर्ड व लेखांकन प्रणालियों के बीच डेटा का आदान-प्रदान।
- जहाँ उपयोगी हो, वहाँ दस्तावेज़ों पर काम करने और सुझाव देने के लिए AI का उपयोग।
ज़रूरत समझने से संचालन शुरू होने तक
हम एक प्रक्रिया चुनते हैं, सामान्य और असामान्य स्थितियाँ दर्ज करते हैं और काम करने वाला समाधान बनाते हैं। कर्मचारियों के साथ इसे परखते हैं और बाकी चरण धीरे-धीरे जोड़ते हैं, ताकि काम के नियम और ज़िम्मेदारियाँ स्पष्ट रहें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
किस प्रक्रिया से शुरुआत करना बेहतर है?
ऐसी दोहराई जाने वाली और स्पष्ट प्रक्रिया से, जिसका ज़िम्मेदार व्यक्ति और डेटा उपलब्ध हों। सीमित हिस्सा चुनना उपयोगी है, जैसे विभागों के बीच अनुरोध भेजना या दो सिस्टम की जानकारी का मिलान करना।
क्या कंपनी के सभी सिस्टम बदलने होंगे?
ज़रूरी नहीं। कभी-कभी डेटा का आदान-प्रदान शुरू करना या प्रक्रिया के एक हिस्से को बदलना पर्याप्त होता है। मौजूदा उपकरण बनाए रखने की संभावना उनके इंटरफ़ेस, डेटा की गुणवत्ता और संचालन संबंधी सीमाओं पर निर्भर करती है।
समयसीमा और लागत किन बातों पर निर्भर करती हैं?
लागत प्रक्रियाओं, डेटा की स्थिति, एकीकरण की संख्या और तैनाती की आवश्यकताओं पर निर्भर करती है। अध्ययन के बाद चरण, स्वीकृति मानदंड और लागत का अनुमान तय किया जाता है। लाइसेंस और उपकरणों का खर्च अलग से निकाला जाता है।
शुरू करने के लिए क्या देना होगा?
आवश्यकता, प्रक्रिया में शामिल लोगों और मौजूदा सिस्टम का विवरण। डेटा तक पहुँच अलग से तय की जाती है; शुरुआती चरण में पहचान हटाए गए उदाहरण इस्तेमाल किए जा सकते हैं।
समाधान सौंपने और सहायता देने की प्रक्रिया क्या है?
हम सहमत दस्तावेज़ सौंपते हैं, प्रशिक्षण देते हैं और संचालन के नियम तय करते हैं। सहायता के घंटे, प्रतिक्रिया का समय और SLA का दायरा अनुबंध में दर्ज होते हैं।